従業員を雇用する際に必要な手続き（正社員編）
目次
労働条件を確定し採用通知書を渡す
期限: 内定前
入社予定の方にはしっかりと労働条件を伝えましょう。
内定者のためにも書面によるしっかりとした対応を行うことが大切です。
労働条件を確定する
入社する従業員には、具体的な労働条件を示す必要があります。 内定前に下記項目等について応募者に確認しましょう。
- 契約期間の有無
- 就業場所
- 業務内容
- 勤務時間や休憩時間、休日
- 休暇の規定
- 賃金
- 退職に関する事項
採用通知書を作成し本人に渡す
内定を決めたら内定者に「採用通知書」を渡しましょう。書面で渡すことにより、内定者に安心してもらうことが出来ます。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート
入社前の準備を行う
期限: 入社前
雇用が決まったら、やらなくてはいけないことがたくさんあります。
入社前に社内の受け入れ準備を整えましょう。
従業員に人事関連の情報を確認する
入社前に、人事に関する基本的な情報を把握しておきましょう。
緊急連絡先などに加えて以下の情報を聞いておくことで後々の手続きや給与計算業務をスムーズに進めることが出来ます。
- 氏名（ふりがな）と性別
- 生年月日 – 入社年月日（報酬が発生する日）
- 住所 – 通勤経路 – 雇用保険の被保険者番号
- 年金手帳の有無、年金受給の有無
- 給与振込口座
- 扶養家族の有無と氏名（ふりがな）、続柄、性別、生年月日、同居の有無
備品を用意する
パソコンや電話などに加えてノートやペンなどの文房具類など普段入社時に渡しているものを準備しておきましょう。
ツール（メールアカウント等）の設定をする
メールアドレスや社内システムのアカウントなどを入社後すぐに使える状態にしておきましょう。
名刺を手配する
入社後すぐに名刺が必要になることもある為、名刺は情報が確定次第なるべく早めに準備しておきましょう。 印刷会社によっては急ぎの場合、割高になることもあります。
座席を確保する
座席の準備をしましょう。 机はきれいに片付けて新しいメンバーを気持ちよく迎えましょう。
組織図を更新する
会社で組織図を作成する場合は、忘れず更新しておきましょう。
法定三帳簿を作成する（労働者名簿/賃金台帳/出勤簿）
期限: 入社前日まで
従業員を雇用する場合には、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の作成が義務づけられています。これらを総称して「法定三帳簿」といいます。労働基準法では「各事業所ごと」に「各労働者について」調製することが義務づけられており、社会保険や雇用保険の手続きの際に提示が求められます。これらの法定三帳簿は、労働者の退社後も3年間の保存義務があります。
労働者名簿を作成する
従業員の「労働者名簿」を作成しましょう。
リンク先で書類名をブラウザー検索すると便利です。なお、記載すべき事項は、テンプレートの項目を満たしていればどんな書式でも構いません。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート（労働基準法関係 様式集 – 東京労働局）
賃金台帳を作成する
従業員の「賃金台帳」を作成しましょう。
リンク先で書類名をブラウザー検索すると便利です。なお、記載すべき事項は、テンプレートの項目を満たしていればどんな書式でも構いません。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート（労働基準法関係 様式集 – 東京労働局）
出勤簿を作成する
従業員の「出勤簿」を作成しましょう。
「出勤簿」については、法定の様式はありません。労働時間を適正に把握するもので、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録する必要があります。「出勤簿」については、タイムカード等での管理でOKです。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート
入社後の社内手続きを行う
期限: 入社時
従業員が入社したら必要情報の収集や書類への署名捺印をもらうなどの対応を行いましょう。
労働条件通知書を作成し本人に署名捺印をもらう
内定時に確認した労働条件を書面に記載した「労働条件通知書」を用意し、本人に署名捺印をもらい保管しておきましょう。
リンク先で書類名をブラウザー検索すると便利です。なお、記載すべき事項は、テンプレートの項目を満たしていればどんな書式でも構いません。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート（労働基準法関係 様式集 – 東京労働局）
扶養控除等（異動）申告書を作成し本人に必要事項を記入してもらう
源泉所得税の計算のために、従業員に「扶養控除等（異動）申告書」を記入してもらう必要があります。
テンプレートと記載例をダウンロードできます。
テンプレート（各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）- 国税庁）
誓約書に署名捺印をもらう
会社によっては、入社時に誓約書を用意しているところがあります。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート
必要書類を本人から受け取る
必要に応じて下記の書類等を本人から提出してもらいます。
（◎は必須、○は場合に応じて必須、その他は会社規定による）
◎給与振込先の届出書
◎個人番号（マイナンバー）の写し （マイナンバーの取得にあたっては利用目的と提供依頼を提示する必要があります）
○雇用保険被保険者証（中途採用の場合などですでに被保険者だった場合）
○年金手帳（20歳以上の場合）
○源泉徴収票（前職で発行されているものがある場合）
○年少者同意書（18歳未満の場合）
○資格証明書（運転免許や取得資格の証明など、携わる業務に応じて必要な場合）
○健康診断書（入社前に提出されていれば不要）・住民票記載事項証明書（本人確認、通勤費支払いの根拠、労災の通勤災害、住民税の源泉徴収支払先等のため）
・身元保証書（身元保証のため。併せて「身元保証人の印鑑証明」の提出を求めることも）
・卒業証明書（新卒や第二新卒などでは提出が求められるケースが多い）
年金事務所に必要な資料を作成して提出する
期限: 入社後5日以内
従業員を雇用したら社会保険の加入手続きを行う必要があります。
健康保険・厚生年金の概要・加入条件についてはこちら(就職したとき（健康保険・厚生年金保険の資格取得）の手続き｜日本年金機構)をご参照ください。
健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を作成する
「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を作成します。
テンプレートと記載例をダウンロードできます。
テンプレート（就職したとき（健康保険・厚生年金保険の資格取得）の手続き｜日本年金機構）
健康保険被扶養者（異動）届を作成する
【扶養家族がいる場合】
「健康保険被扶養者（異動）届」および「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届」を作成します。テンプレートと記載例をダウンロードできます。
※国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届は、健康保険被扶養者（異動）届の書式の中に含まれています。
テンプレート（従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き｜日本年金機構）
年金事務所に届出する
管轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」および、必要に応じて「健康保険被扶養者（異動）届」、「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届」を提出します。
＜提出書類＞
・健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
・健康保険被扶養者（異動）届および国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届（扶養家族がいる場合）
＜添付書類＞
原則として不要
ハローワークに必要な資料を作成して提出する
期限: 入社月の翌月10日まで
従業員を雇用したら雇用保険への加入手続きを行う必要があります。
雇用保険の加入条件についてはこちら(雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！ ｜厚生労働省)をご参照下さい。
雇用保険被保険者資格取得届を作成する
雇用した従業員の「雇用保険被保険者資格取得届」を作成します。
下記よりテンプレートをダウンロードできます。
テンプレート（雇用保険被保険者資格取得届 – ハローワークインターネットサービス）
ハローワークに提出する
所轄のハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を届出ます。
＜提出書類＞
・雇用保険被保険者資格取得届
＜添付書類＞
原則として不要
従業員が居住している市区町村に住民税の届出をする
期限: 入社月の月内
会社で従業員の住民税の特別徴収を実施している場合、手続きが必要となります。中途採用者で前職から「給与所得者異動届出書」を預かっている場合、必要事項を記入して入社者の市区町村へ提出します。 引継がない場合には、「特別徴収切替申請書」に必要事項を記載し提出します。
必要な書類を作成する
【前職から「給与所得者異動届出書」を預かっている場合】
「給与所得者異動届出書」に必要事項を記入します。記載例は各自治体のサイトなどをご参照ください。
【前職から引継がない場合】
「特別徴収切替申請書」を作成します。テンプレートおよび記載例は各自治体のサイトなどをご参照下さい。
市区町村に届出する
市区町村に「給与所得者異動届出書」または「特別徴収切替申請書」を提出します。
＜提出書類＞
・給与所得者異動届出書（前職から引き継ぎがあった場合）
・特別徴収切替申請書（前職から引き継ぎがなかった場合）
＜添付書類＞
・普通徴収の納付書（特別徴収切替申請書を提出する場合）
