やさしいマネーフォワードクラウド入門～クラウドBOXで領収書を電子保存する～

［1］紙の領収書は電子保存できるか？

①　紙の領収書はスキャナ保存が可能に
　従来、紙の領収書はそのままファイルに綴じて保存する必要がありました。しかし、電子帳簿保存法の改正により、一定の要件を満たせば、スマホのカメラやスキャナで読み取ったデータを正式な保存記録として扱うことが可能になりました。これにより、オフィスに大量の紙を保管する必要が減り、業務効率化につながります。

②　２か月と７営業日以内に保存する
　ただし、保存にはルールがあります。そのうち重要なのは、領収書を受け取った日から２か月と７営業日以内に電子化する必要があるというものです。期限を過ぎてしまうと電子データとして認められなくなるため、注意が必要です。

③　専用のソフトを使用すると便利
　スキャナで読み取ったデータを正しく管理するには、専用のソフトを活用するのがおすすめです。マネーフォワードクラウドの「クラウドBOX」を使えば、法令に準拠した形で簡単に保存できます。

［2］クラウドBOXを利用してみよう！

　マネーフォワードクラウドには、クラウドBOXというソフトがあり、このソフトに紙の領収書をアップロードすれば、電子保存が可能です。どういうソフトか、簡単に説明すると次の通りです。

①　電子帳簿保存法に完全対応
　クラウドBOXは、電子帳簿保存法の要件をすべて満たす仕組みが整っています。スキャンした領収書や請求書をアップロードするだけで、電子保存のルールをクリアできます。

②　ひとり法人プランでも使用可能
　ひとり法人プランでもクラウドBOXを利用できるため、小規模な法人でも追加料金なしで導入可能です。

③　AIOCRで読み取ってくれる
　手入力の手間を大幅に削減できます。

④　書類種別・取引日・取引先・合計金額を自動入力
　アップロードした領収書は、AIOCR（人工知能による文字認識）が自動的に読み取ってくれるので、領収書の書類種別・取引日・取引先・合計金額の手入力の手間を大幅に削減できます。

［3］あると便利　ScanSnap

①　スマホのカメラだと時間がかかる
　スマホのカメラで撮影して保存することも可能ですが、１枚１枚撮影するのは時間がかかり、画質や角度によっては読み取り精度が落ちることもあります。

②　ScanSnapの場合、早く、正確にデータ化が可能
　そこで、ScanSnap（スキャンスナップ）という製品を使えば、紙の領収書を高速かつ高精度でスキャンできます。領収書をまとめて読み込むこともでき、効率が格段に上がります。

③　おすすめは　ix100　というモデル
　特におすすめなのが、ScanSnap iX100。コンパクトで持ち運びもでき、自宅やオフィスで手軽に利用できます。クラウドBOXと組み合わせれば、紙の領収書管理が驚くほど快適になります。お値段は2万円前後です。

まとめ

• 紙の領収書は、電子帳簿保存法に基づきスキャナ保存が可能。
• 保存は ２か月＋７営業日以内 がルール。
• マネーフォワードクラウドの「クラウドBOX」を使えば安心。
• OCRで自動入力されるので、入力の手間が激減。
• さらに効率化を目指すなら ScanSnap iX100 の導入がおすすめ。

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