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【令和4年度改正対応版】2022年1月開始!改正電子帳簿保存法(前編)

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後編のリンク

はじめに

2022年(令和4年)1月1日に「改正電子帳簿保存法」が施行されます。

それに伴って、「国税関係帳簿書類のデータ保存」の要件が大幅に緩和されました。
これまでやむを得ず紙保存していた帳簿書類の電子保存が容易となります。

ただ、本改正では要件緩和のみならず、オンライン取引に係る書類は、条件を満たして電子保存することが義務化されました。
したがって、原則すべての法人・個人事業主が改正電子帳簿保存法の影響を受けることとなります。
(2021年12月追記:令和4年度税制改正大綱にて、2023年12月までの宥恕措置が整備されました。詳細は後編「1.③電子取引(義務規定)」にて解説します。)


そこで、今回の記事では、改正電子帳簿保存法についてまとめていきたいと思います!

★この記事によって分かること

  • 電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類を電子データで保存するための法律です。
  • 本規定は3パターン(「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」「③電子取引」)に分けられ、それぞれ対象となる書類と要件が異なります。
  • 「①電子帳簿等保存」の対象書類と、要件を解説します。
  • 「②スキャナ保存」の対象書類と、要件を解説します。

改正電子帳簿保存法の全体像

ここでは、電子帳簿保存法とは何なのか?について、解説します。

電子帳簿保存法とは、税法で、原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律であり、保存書類の内容ごとに以下の3つに区分することができます。


①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引

青色申告の承認を受けている内国法人・個人事業主は、帳簿書類を備え付けて取引を記録し、かつ、保存しなければなりません。

「帳簿」には、総勘定元帳、仕訳帳、固定資産台帳などがあり、また、「書類」には、貸借対照表、損益計算書、契約書、領収書などがあります。

こちらの「帳簿」と「書類」を種類ごとにデータ保存することが2022年1月1日から認められます。パターンごとの保存方法は以下の通りです。

帳簿書類パターンごとの保存方法

従来より電子帳簿保存法は存在していましたが、これまでは使いづらい規定であったため、一部の大企業でしか使われていなかったように思います。今回の改正により要件が緩和され、中小企業・個人事業主であっても使いやすい制度になりました。

ただ、使いやすくなったのみならず、今回の改正で③電子取引については、これまで認められていた書面に出力してのデータ保存が認められず、電子保存が義務化されました。(2023年12月まで宥恕措置あり)

したがって、原則すべての法人・個人事業主が電子帳簿保存法の影響を受けることとなります。

パターンごとに対象書類・保存要件が異なりますので、次章からはそれぞれのパターンごとに解説をしていきます。

電子帳簿等保存(できる規定)

“PCのみで”自社で作成する”帳簿書類については、最低限の要件を満たせば、税務署長の承認なしで電子保存が可能となります。さらに「優良」と認められると過少申告加算税が5%軽減になりますが、ハードルは高めになっています。

なお、(できる規定)とは、「電子データで保存をすることができる規定」という意味ですので、従来通り、紙での保存も可能となります

電子帳簿等保存(できる規定)

●対象書類

  • “PCのみで””自社で作成する”「決算関係書類(貸借対照表、損益計算書など)」
  • “PCのみで””自社で作成する”「国税関係帳簿(仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳など)」
  • “PCのみで””自社で作成する”「取引関係書類(注文書、契約書、領収書など)」  etc.

●最低限の要件

  1. 会計ソフトを使う(正規の簿記の原則に従う)こと
  2. パソコン、ディスプレイ等を備え付けること
  3. システムの概要書等を備え付けること
  4. 税務調査の際、ダウンロードの求めに応じること

●「優良」の要件

税務署長の承認など、色々面倒なルールであるため割愛します(詳細は国税庁HPをご覧ください)

スキャナ保存(できる規定)

スキャナ保存制度とは、一定の要件の下で、書面による保存に代えて、スキャン文書による保存が認められる制度です。

つまり「紙で受け取ったレシート」「郵送されてきた請求書」「手書きして取引先に渡した領収書の写し」等は、スマホで撮影して、要件を満たしてクラウド等に保存すれば、すぐ捨ててOKになるということです。

なお、(できる規定)とは、「電子データで保存をすることができる規定」という意味ですので、従来通り、紙での保存も可能となり

スキャナ保存(できる規定)

●対象書類

  • “手書きなどで””自社で作成する”「取引関係書類(注文書、契約書、領収書など)」
  • “紙で””相手先から受領した”「取引関係書類(注文書、契約書、領収書など)」

●要件

  • 一定の画素数を超える複合機、スマホ等でスキャンすること
  • 事務処理規程を定め、作成又は受領後2ヶ月と7営業日以内に、JIIMA認証を受けたソフト等に格納すること
  • 格納したものを日付、取引先、金額で検索できること
  • 税務調査の際、ダウンロードの求めに応じること

●補足

なお、”手書きなどで””自社で作成する”決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表など)は、スキャナ保存の対象外となり、紙保存が必要となりますので注意になります。

また、データを改ざんした場合には、重加算税が10%加算されます(本来35%~40%)。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

後編では「③電子取引」と「消費税法との関係」についてご紹介いたします。こちらも是非ご覧ください!

最後までお読みいただきありがとうございました。

少しでもお役立ていただけましたら大変幸いです。

これらの情報は掲載時点の法令や会計基準等に基づいたものであり、その後の法令や会計基準等の新設・改正等を反映しておりません。したがって、現時点における正確性を保証するものではありません。実際に適用される場合は事前に顧問税理士と相談の上、実行するようお願いいたします。




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